حتماً شما هم روزهایی را تجربه کرده‌اید که از صبح تا شب بی‌وقفه کار کرده‌اید، لیست بلندبالایی از وظایف را تیک زده‌اید، اما در پایان روز احساس می‌کنید پیشرفت چندانی در مسیر اهداف اصلی‌تان نداشته‌اید. من هم سال‌ها با این چالش دست‌وپنجه نرم می‌کردم. دائماً در تلاش بودم تا کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهم، سریع‌تر پاسخ دهم، جلسات بیشتری را مدیریت کنم. به زبان ساده، تمام تمرکزم بر «کارایی» (Efficiency) بود. تا اینکه جمله تکان‌دهنده پیتر دراکر، پدر علم مدیریت نوین، نگاهم را برای همیشه تغییر داد:

“کارایی یعنی انجام درست کارها؛ اثربخشی یعنی انجام کارهای درست.” (Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things.)

این جمله کوتاه، اما عمیق، مثل یک چراغ، تاریکیِ مسیرِ پر از فعالیت اما کم‌ثمرِ من را روشن کرد. فهمیدم تمام تلاشم برای «درست انجام دادن کارها» بوده، در حالی که شاید اصلاً «کارهای درستی» را برای انجام دادن انتخاب نکرده بودم! این مقاله، داستان سفر شخصی من در درک و پیاده‌سازی این مفهوم و تحولی است که در اولویت‌بندی و مدیریت روزمره‌ام ایجاد کرد.

تلهٔ دلپذیر «کارایی»

در گذشته، معیار موفقیت روزانه‌ام تعداد ایمیل‌های پاسخ داده شده، جلسات برگزار شده و موارد تکمیل شده در لیست کارهایم بود. حس خوبی داشت که در پایان روز، لیست بلندبالایی را خط زده باشم. تصور می‌کردم این یعنی بهره‌وری بالا. اما واقعیت این بود که اغلب، انرژی و زمان زیادی را صرف کارهایی می‌کردم که شاید فوریت داشتند، اما اهمیت استراتژیک چندانی نداشتند. مثلاً ساعت‌ها وقت برای ویرایش یک گزارش کم‌اهمیت می‌گذاشتم، فقط برای اینکه بی‌نقص باشد (انجام درست کار)، در حالی که می‌توانستم همان زمان را صرف برنامه‌ریزی برای یک پروژه کلیدی کنم که مسیر آینده کسب‌وکار را تغییر می‌داد (انجام کار درست). من در تلهٔ کارایی گرفتار شده بودم: مشغول بودم، اما لزوماً مؤثر نبودم.

کشف گنج «اثربخشی»

مواجهه با تفکر دراکر و تعمق در آن، نقطه عطفی برایم بود. تفاوت ظریف اما حیاتی بین این دو مفهوم را درک کردم:

کارایی: تمرکز بر «چگونه» انجام دادن کارها دارد. به دنبال بهینه‌سازی فرآیندها و استفاده حداقلی از منابع (زمان، انرژی، پول) برای انجام یک وظیفه مشخص است.

اثربخشی: تمرکز بر «چه» کاری باید انجام شود دارد. به دنبال انتخاب و انجام وظایفی است که بیشترین تأثیر را بر دستیابی به اهداف کلان و استراتژیک دارند.

به عبارت دیگر، ممکن است کاری را با بالاترین کارایی انجام دهید (سریع، دقیق، کم‌هزینه)، اما اگر آن کار اساساً «کار درستی» برای رسیدن به هدف اصلی شما نباشد، تمام آن کارایی بی‌فایده بوده است. این درک، اولین قدم برای تغییر بود.

پیاده‌سازی تغییر: از تئوری تا عمل روزانه

دانستن تفاوت کافی نبود؛ چالش اصلی در پیاده‌سازی این نگاه در شلوغی کارهای روزمره بود. چند اقدام عملی به من کمک کرد تا تمرکزم را از کارایی صِرف به سمت اثربخشی هدایت کنم:

تعریف «کارهای درست»: شروع کردم به پرسیدن سوالات کلیدی در ابتدای هر روز یا هفته: “کدام کارها بیشترین تأثیر را بر اهداف بلندمدت من/سازمان دارند؟” ، “اگر امروز فقط می‌توانستم سه کار را انجام دهم، آن سه کار کدام‌ها بودند؟”. این کار به من کمک کرد تا وظایف استراتژیک و واقعاً مهم را از کارهای روتین یا کم‌اهمیت جدا کنم. دیگر صرفاً لیستی از کارها نداشتم، بلکه لیستی اولویت‌بندی شده بر اساس «اهمیت» و «تأثیر» داشتم.

هنر «نه» گفتن و تفویض اختیار: یکی از سخت‌ترین بخش‌ها، یادگیری «نه» گفتن به درخواست‌ها و کارهایی بود که در راستای اهداف اصلی‌ام نبودند، حتی اگر انجامشان آسان یا سریع بود. همچنین، تلاش کردم کارهایی را که «باید» انجام می‌شدند اما لزوماً «توسط من» نه، به اعضای توانمند تیمم واگذار کنم. این کار نه تنها زمان مرا برای تمرکز بر کارهای استراتژیک آزاد کرد، بلکه به توانمندسازی تیم نیز کمک کرد.

بلوک‌بندی زمان برای کارهای کلیدی: به جای اینکه اجازه دهم کارهای فوری و ایمیل‌ها تمام روزم را پر کنند، شروع کردم به اختصاص دادن بازه‌های زمانی مشخص و بدون وقفه (Time Blocks) در تقویمم برای کار بر روی مهم‌ترین پروژه‌ها و وظایف اثربخش. در این بازه‌ها، تمام تمرکزم معطوف به همان کار بود.

نتایج ملموس: فراتر از مشغله

این تغییر نگرش و رویکرد، نتایج شگفت‌انگیزی داشت:

افزایش تمرکز و عمق کار: با تمرکز بر کارهای کمتر اما مهم‌تر، کیفیت کارم به طور قابل توجهی افزایش یافت.

پیشرفت واقعی در اهداف استراتژیک: به جای احساس دویدن روی تردمیل، پیشرفت ملموسی در رسیدن به اهداف کلان سازمان و پروژه‌های کلیدی را شاهد بودم.

کاهش استرس: شاید عجیب به نظر برسد، اما با وجود انجام کارهای کمتر (اما درست‌تر)، احساس کنترل بیشتری بر زمان و وظایفم داشتم و استرسم به مراتب کمتر شد.

الگو شدن برای تیم: این رویکرد به تدریج در تیم هم نفوذ کرد و به آن‌ها کمک کرد تا اولویت‌های خود را بهتر تنظیم کنند.

حرف آخر: سفری که ادامه دارد…

تبدیل شدن از فردی صرفاً «کارا» به فردی «اثربخش» یک مقصد نیست، بلکه یک سفر و تمرین مداوم است. هنوز هم گاهی در تلهٔ مشغله و انجام کارهای فوری اما کم‌اهمیت می‌افتم. اما آگاهی از تفاوت بین کارایی و اثربخشی، مانند یک قطب‌نما، به من کمک می‌کند تا مسیرم را به‌سرعت اصلاح کنم.

از شما هم دعوت می‌کنم لحظه‌ای درنگ کنید و از خود بپرسید: آیا در طول روز مشغول «انجام درست کارها» هستید یا «انجام کارهای درست»؟ آیا فعالیت‌های روزانه‌تان شما را به اهداف بزرگتان نزدیک‌تر می‌کند؟ امیدوارم تجربه من در به‌کارگیری این اصل قدرتمند از پیتر دراکر، برای شما نیز الهام‌بخش باشد تا مدیریت روزمره خود را متحول کرده و به نتایج معنادارتری دست یابید.